Certidão negativa federal (Receita e PGFN)

É a certidão de regularidade fiscal federal, emitida em conjunto pela Receita Federal do Brasil (RFB) e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN). Por isso, para obtê-la, não pode haver pendências em nenhum dos dois órgãos: débitos, dados cadastrais ou declarações não entregues. As regras estão na Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014 e na Instrução Normativa RFB nº 2.022/2021.

1. Abra o serviço "Emitir certidão de regularidade fiscal" no gov.br (ou direto no site de certidões da Receita).
2. Escolha o tipo: pessoa física (CPF), pessoa jurídica (CNPJ) ou imóvel rural.
3. Digite o número e confirme.
4. Se a situação estiver regular, a certidão é emitida na hora, com código de controle para validação.

O mesmo serviço permite emitir a segunda via de certidões já emitidas e consultar a autenticidade de uma certidão recebida.

Quando existe pendência, o sistema não emite a certidão automaticamente. O caminho é consultar a situação fiscal (no e-CAC, com a conta gov.br ou certificado digital), resolver a pendência e tentar de novo.

Se você entende que está regular, mas a certidão não sai, é possível pedir a análise pelo e-CAC, com os documentos que provam a regularidade. Quando esse serviço passou a ser digital (Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 682/2019), a PGFN informou que, para pessoa jurídica, o pedido é feito só pelo e-CAC, com certificado digital, e que a certidão sai em até dez dias depois da entrega da documentação.

Se há débito com exigibilidade suspensa (parcelamento em dia, depósito judicial, decisão judicial), a certidão sai como positiva com efeitos de negativa (CPEN). Ela tem, no prazo de validade, os mesmos efeitos da negativa para comprovar regularidade fiscal.

O prazo de validade vem escrito na própria certidão. Em 2020, a Receita e a PGFN chegaram a prorrogar a validade das certidões em vigor (Portarias Conjuntas nº 555 e nº 1.178), o que mostra que vale sempre conferir o prazo no documento e, se preciso, a autenticidade no site.

Para as outras certidões fiscais (estadual, municipal, FGTS e trabalhista), veja Certidão negativa de débitos.

• Pessoa física (CPF): considera débitos e declarações do próprio CPF, como o imposto de renda. Quem tem declaração em atraso costuma ter a certidão negada até entregar.
• Pessoa jurídica (CNPJ): a certidão é emitida para a empresa inteira, com o CNPJ da matriz, e considera todos os estabelecimentos. Obrigações acessórias em atraso (declarações mensais e anuais) também impedem a emissão.
• Imóvel rural: é pedida pelo número de cadastro do imóvel rural na Receita Federal e trata do ITR daquele imóvel. É uma das certidões do imóvel numa compra rural.

A regularidade fiscal federal é pedida em licitações e contratos com o poder público, em financiamentos e empréstimos com recursos públicos, em alguns registros e em negócios como a venda de imóvel por empresa. Bancos e compradores também costumam pedir a do vendedor como cautela.

Se a certidão for usada em outro órgão, a autenticidade pode ser conferida no mesmo serviço de certidões da Receita, com o código de controle impresso no documento.